Rechtliche Hinweise
Version 1.6, gültig ab 24. August 2026
Dieses Dokument beschreibt, wie Aptessia die personenbezogenen Daten Ihres Bewerber-Talentpools in Ihrem Auftrag verarbeitet, gemäß Artikel 28 DSGVO. Es stellt die Verpflichtungen dar, die im Auftragsverarbeitungsvertrag als Anlage zu dem Vertrag zwischen Ihnen und CONCIPI vereinbart sind: Maßgeblich ist dieser unterzeichnete Vertrag, und er wird auf Anfrage übermittelt.
Bei der Nutzung von Aptessia ist der Kunde Verantwortlicher: Er entscheidet über die Zwecke und die Mittel der Verarbeitung der Daten seiner Bewerber. CONCIPI, Anbieter von Aptessia, handelt als Auftragsverarbeiter: Die Daten werden ausschließlich auf Weisung des Kunden verarbeitet, um ihm den Dienst zu erbringen. Diese Aufteilung gilt für den eigenen Talentpool des Kunden. Für den gemeinsamen Talentpool von Aptessia gilt eine gesonderte Regelung, die weiter unten beschrieben wird.
Aptessia bietet einen gemeinsamen Talentpool an: Ein Profil, das ein Kunde dort veröffentlicht, wird für die anderen Kundenunternehmen sichtbar. Diese Weitergabe ändert die Einordnung der Rollen, und der vorliegende Artikel legt sie fest. Mit der Veröffentlichung eines Profils im gemeinsamen Talentpool ist CONCIPI dafür Verantwortlicher: Das Unternehmen entscheidet über die Zwecke und die Mittel dieses Pools und steht dafür gegenüber den Bewerbern wie gegenüber der Aufsichtsbehörde ein. Der Kunde ist für dieses Profil im Rahmen des gemeinsamen Talentpools nicht mehr verantwortlich; für die Unterlagen, die er in seinem eigenen Talentpool führt, bleibt er es. Die Veröffentlichung im gemeinsamen Talentpool beruht auf der Einwilligung des Bewerbers. Der Kunde veröffentlicht ein Profil nur, wenn der Bewerber eingewilligt hat, und bestätigt dies bei der Hinterlegung. Der Bewerber kann seine Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen: Sein Profil wird dann aus dem gemeinsamen Talentpool entfernt, ohne Auswirkung auf laufende Bewerbungen. Solange ein Profil nicht offengelegt wurde, wird es den anderen Unternehmen ohne Namen und ohne Kontaktdaten dargestellt. Die Offenlegung der Identität ist eine protokollierte Handlung, die dem anfragenden Konto zugerechnet wird. Die im gemeinsamen Talentpool veröffentlichten Daten werden aufbewahrt, solange die Einwilligung nicht widerrufen wird, höchstens jedoch zwei Jahre nach dem letzten Austausch mit dem Bewerber. Die Information der Bewerber über diese Weitergabe und über ihre Rechte findet sich in der für sie bestimmten Datenschutzerklärung.
Kategorien verarbeiteter Daten: Identität und Kontaktdaten der Bewerber, Lebenslauf und beruflicher Werdegang, Ergebnisse der von der Plattform erzeugten Tests und Gespräche. Kategorien betroffener Personen: Bewerber im Recruiting-Talentpool des Kunden. Zweck: Bedarfsklärung, Matching, Beurteilung und Begleitung der Einstellungsverfahren des Kunden.
Die Daten werden für die Laufzeit des Abonnements des Kunden aufbewahrt und danach auf Anfrage innerhalb der im Vertrag vorgesehenen Frist nach Beendigung gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzliche Pflicht zu einer längeren Aufbewahrung besteht.
CONCIPI verpflichtet sich, die Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden zu verarbeiten, die Vertraulichkeit der Personen zu gewährleisten, die Zugriff auf die Daten haben, die nachstehend beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen, den Kunden bei Anträgen auf Ausübung von Betroffenenrechten oder bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu unterstützen und die Daten bei Vertragsende zu löschen oder zurückzugeben.
Zur Erbringung des Dienstes greift CONCIPI auf folgende weitere Auftragsverarbeiter zurück: Supabase (Datenbank und Authentifizierung), Scaleway (Hosting, Frankreich), Mistral AI (Sprachverarbeitung für den Assistenten Aptesse und die KI-Funktionen, personenbezogene Daten werden vor jedem Aufruf gefiltert). Jede Änderung dieser Liste wird den Kunden mitgeteilt.
Hosting in Frankreich (Scaleway, Region fr-par), Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand, beschränkter und protokollierter Zugriff, Anonymisierung des Bewerber-Talentpools, Filterung personenbezogener Daten vor jedem Aufruf eines KI-Modells.
Bei Fragen zur Verarbeitung der Daten oder zu diesem Dokument wenden Sie sich an contact@aptessia.com.